Avviare un wine club è una delle cose migliori che una cantina possa fare per il proprio business DTC. Se gestito bene, genera entrate ricorrenti prevedibili, costruisce una community di clienti genuinamente coinvolti e crea un rapporto diretto con le persone che amano davvero il tuo vino.

Se gestito male, diventa un grattacapo amministrativo che richiede più tempo di quanto generi valore.

Questa guida copre tutto ciò a cui devi davvero pensare prima del lancio: le decisioni che contano, le insidie più comuni e come strutturarlo affinché funzioni senza diventare un ulteriore peso.

Prima del lancio: le decisioni che contano

Cosa stai offrendo davvero?

L'errore più comune è lanciare un wine club senza avere chiaro cosa stanno sottoscrivendo i soci. "Una cassa di vino ogni trimestre" non è una proposta. "Accesso prioritario alle nostre nuove uscite, compresi vini che non arrivano mai alla grande distribuzione, selezionati da noi e consegnati a domicilio" è una proposta.

Prima di qualsiasi altra cosa, chiarisci:

  • Cosa rende il tuo club degno di essere frequentato? Cosa ottengono i soci che non possono trovare altrove?
  • Il principale appeal è l'accesso a edizioni limitate, la comodità della consegna regolare, il legame con te e la tua cantina, o una combinazione di tutto questo?
  • Come si percepisce l'appartenenza al club al di là del vino?

Le risposte definiscono tutto il resto: il prezzo, le comunicazioni, gli eventi, il modo in cui parli del club.

Con quale frequenza effettuerai le spedizioni?

La cadenza trimestrale funziona bene per la maggior parte dei club. È abbastanza frequente da mantenere alto il coinvolgimento e generare entrate ricorrenti significative, ma non così frequente da creare pressioni logistiche.

La cadenza mensile funziona se produci una gamma sufficientemente ampia e i tuoi soci sono abbastanza entusiasti, ma richiede una capacità operativa notevolmente maggiore ed è più difficile da sostenere nel tempo. Due volte l'anno è un punto di partenza ragionevole per le realtà più piccole.

Rifletti onestamente sui tuoi volumi di produzione. Un club di 100 soci che ricevono 6 bottiglie a trimestre significa 600 bottiglie per ciclo. Riesci a sostenerlo senza fare pressione sulle scorte destinate alla vendita al dettaglio?

Quanti livelli?

Non hai bisogno di più livelli fin dal primo giorno. Iniziare con un unico club ben definito è più semplice da gestire e più facile da comunicare. Puoi aggiungere livelli in seguito, una volta che hai capito cosa vogliono davvero i tuoi soci.

Se decidi di lanciare con più livelli, fai in modo che le differenze siano significative. "6 bottiglie o 12 bottiglie" è una differenza concreta. Differenze sottili nel numero di bottiglie con margini di prezzo ridotti risultano confuse e difficili da vendere.

Quanto farai pagare?

Stabilire il prezzo di un wine club dipende in parte dal margine e in parte dal valore percepito. Alcuni principi:

I soci devono avere la sensazione di ottenere un vantaggio rispetto all'acquisto degli stessi vini al dettaglio. Un piccolo sconto sul prezzo di listino, l'accesso prioritario a edizioni limitate o la spedizione gratuita sono tutti modi legittimi per rendere i conti convenienti per i soci senza intaccare il tuo margine.

Non praticare prezzi troppo bassi nel tentativo di attrarre soci. I wine club economici attraggono soci sensibili al prezzo che disdettano non appena trovano qualcosa di più conveniente. I soci che pagano un prezzo equo per qualcosa che apprezzano restano più a lungo.

Pensa al valore annuo per socio. A 60 £ a trimestre, un socio vale 240 £ all'anno. Vale la pena prenderlo sul serio.

La configurazione operativa

Iscrizione dei soci

Mantieni il processo di iscrizione semplice. I soci devono capire cosa ricevono, sapere quanto costa e potersi iscrivere rapidamente. Più decisioni chiedi loro di prendere in anticipo, più persone abbandonano prima di completare l'iscrizione.

Pagamento e fatturazione

La fatturazione ricorrente non è qualcosa che vuoi gestire manualmente. Fin dal primo giorno, utilizza un processore di pagamento che gestisca automaticamente gli addebiti ricorrenti: Stripe è il più diffuso e si integra con la maggior parte dei software per wine club. GoCardless vale la pena di prenderlo in considerazione per l'addebito diretto, che ha tassi di fallimento inferiori rispetto ai pagamenti con carta per la fatturazione ricorrente.

I pagamenti con carta falliscono. Un socio cambia banca, la carta scade, un controllo antifrode genera un rifiuto. Ti serve un sistema che ritenti automaticamente i pagamenti falliti, notifichi il socio e gli offra un modo semplice per aggiornare i propri dati, senza che tu debba inseguire le persone una per una.

Logistica

Come arriveranno gli ordini dalla tua cantina ai tuoi soci? Per i club più piccoli, la gestione autonoma dal cellar door è praticabile. Con la crescita dei numeri, può valere la pena affidarsi a un operatore logistico terzo.

Se il tuo vino è conservato in regime di deposito fiscale, integrare il software di gestione del club con il tuo magazzino doganale elimina il passaggio manuale di trasmissione degli ordini. Marzipan si integra direttamente con London City Bond, che gestisce automaticamente il prelievo, l'imballaggio e la spedizione.

Comunicazioni ai soci

Le tre comunicazioni più importanti sono:

Email di benvenuto. Calorosa, personale, definisce le aspettative. Quando arriverà la prima consegna? Cosa devono aspettarsi? Chi possono contattare in caso di domande? Questa è la prima impressione dell'appartenenza al club: fai in modo che sembri un ingresso in qualcosa di speciale, non il completamento di una transazione.

Notifica pre-spedizione. Inviata una o due settimane prima di ogni spedizione. Cosa c'è nella cassa e perché. Spesso è l'email più letta che invierai. È anche il momento in cui i soci che vogliono saltare una consegna o apportare modifiche lo faranno, quindi rendi tutto il più semplice possibile.

Conferma di spedizione. Cosa è stato spedito, quando arriverà, numero di tracciamento. Breve e funzionale.

Tutto il resto - inviti a eventi, aggiornamenti sulla vendemmia, contenuti dietro le quinte - costruisce il rapporto nel tempo. Ma prima di tutto, fai bene queste tre cose.

Le insidie più comuni

Non avere un processo chiaro di sospensione e cancellazione

I soci avranno bisogno di sospendere o cancellare. La vita cambia: qualcuno va in sabbatico, si trasferisce, attraversa un periodo economicamente difficile. Se il processo non è chiaro o richiede di scriverti un'email, alcuni di loro ignoreranno semplicemente la fatturazione e ti serberanno rancore. Altri cancelleranno la carta e genereranno una contestazione del pagamento.

Sii esplicito su come i soci possono sospendere o cancellare. Rendilo semplice. Anche il Digital Markets, Competition and Consumers Act 2024 introdurrà obblighi legali per i servizi in abbonamento, richiedendo che la cancellazione sia altrettanto semplice dell'iscrizione, con entrata in vigore nell'autunno 2026.

Vendere in eccesso rispetto alle scorte limitate

Se un'uscita è limitata, sii onesto fin dall'inizio. I soci a cui viene detto che un vino è esclusivo del club e poi lo trovano sullo scaffale di un ristorante locale si sentiranno ingannati, e lo diranno in giro.

Sottovalutare il giorno della spedizione

Il primo giorno di spedizione richiede sempre più lavoro del previsto. Concediti più tempo di quanto pensi di aver bisogno. Se gestisci la spedizione in autonomia, un team di due persone riesce tipicamente a imballare circa 50-60 casse al giorno: pianifica di conseguenza.

Dimenticare di comunicare l'esistenza del club

Lanciare un wine club e poi aspettare che la gente lo scopra non funziona. Comunica prima ai tuoi clienti già esistenti: sono già predisposti nei tuoi confronti. Utilizza la tua mailing list, il tuo cellar door, i tuoi canali social. Chiedi ai tuoi migliori clienti di condividerlo.

Di quale software hai bisogno?

Per un club con meno di 20-30 soci, un foglio di calcolo e un processo di fatturazione manuale funzioneranno nel breve periodo. Non è l'ideale, ma è operativo.

Non appena il club cresce, un software dedicato per wine club diventa notevolmente più pratico rispetto alle alternative. Gestisce la fatturazione ricorrente, il self-service dei soci, la gestione delle spedizioni e le comunicazioni che devono essere inviate in ogni fase del ciclo.

Marzipan è costruito specificamente per questo: wine club, vendite DTC, eventi e CRM in un'unica piattaforma, sviluppata nel UK e ospitata nell'EU.

Se vuoi approfondire la scelta di una piattaforma - cosa cercare, dove risiedono i dati dei tuoi soci e come si collegano i vari elementi - la nostra guida completa al software per wine club per le cantine del UK lo analizza nel dettaglio.