Gerenciar um clube de vinhos manualmente funciona bem quando você tem 20 membros. Uma planilha, alguns e-mails, uma organização cuidadosa em torno do dia do envio. Funciona.

Para de funcionar em algum lugar ao redor de 50 membros. A planilha cresce, os pedidos únicos se confundem com renovações de assinatura, o cartão de alguém falha e você não tem certeza de quem é, um membro quer pausar e você não tem certeza de como lidar, e o dia do envio se torna o que você mais teme.

Software de clube de vinhos existe para resolver isso. Esta página explica o que ele faz, o que procurar e como o Marzipan aborda isso.

O que o software de clube de vinhos faz

Software de clube de vinhos gerencia a complexidade operacional de executar uma associação de assinatura para uma adega ou produtor de bebidas. No seu cerne, isso significa:

Gestão de assinatura. Os membros se inscrevem em um nível de clube, concordam em receber envios regulares e são cobrados automaticamente a cada ciclo. O software gerencia o faturamento recorrente, envia e-mails de confirmação e gerencia o calendário de renovação para que você não processe manualmente os pagamentos.

Conteúdo variável. Ao contrário de uma caixa de assinatura simples onde o mesmo produto é enviado a cada mês, clubes de vinhos envolvem típicamente envios curados que mudam a cada ciclo. Bom software de clube de vinhos permite que você defina o que cada nível recebe para cada envio, gerencie diferentes alocações para diferentes níveis de associação e dê aos membros algum grau de escolha ou flexibilidade.

Autoatendimento de membros. Os membros precisam ser capazes de pausar sua assinatura, pular um envio, atualizar seu endereço de entrega ou mudar seu nível sem precisar enviar um e-mail para você. Uma área de conta de membro apropriada lida com isso, o que economiza tempo significativo no atendimento ao cliente.

Gestão de pagamento falhado. Os cartões expiram. Os pagamentos falham. Software de clube de vinhos tenta novamente automaticamente os pagamentos falhados, notifica os membros e oferece uma visão clara de quais renovações precisam de atenção antes do dia do envio.

Gestão de pedidos. Quando um ciclo de despacho é executado, o software gera os pedidos, aplica os vinhos certos aos níveis corretos e envia-os através do seu processo de preenchimento, quer seja a sua própria adega, um armazém alfandegário, ou um fornecedor de transporte.

CRM e dados de membros. Seus membros do clube de vinhos são seus clientes mais valiosos. Bom software oferece uma visão clara de quem eles são, o que pediram, quanto tempo são membros e se estão engajados, para que você possa se comunicar com eles de forma inteligente.

O que procurar ao escolher software de clube de vinhos

Nem todo software de clube de vinhos é construído da mesma forma, e a escolha certa depende de como seu clube realmente se parece. Algumas coisas que valem a pena avaliar:

Ele lida com conteúdo variável nativamente? Esta é a pergunta mais importante para a maioria dos clubes de vinhos. Se seus envios variam, com diferentes vinhos a cada trimestre, seleções do produtor de vinho ou lançamentos limitados, você precisa de software que lida com isso sem exigir desenvolvimento personalizado ou soluções alternativas. Algumas plataformas suportam apenas produtos recorrentes fixos (a mesma coisa a cada mês). Isso funciona para assinaturas de café. Não funciona para vinho.

É integrado ou modular? Alguns produtores constroem seu clube de vinhos em cima de uma plataforma de e-commerce genérica (Shopify, WooCommerce) usando plugins de assinatura. Isso funciona até certo ponto, mas cria fragmentação: seus dados de assinatura ficam em um lugar, seus dados de cliente em outro, seus pedidos em outro lugar. Uma plataforma integrada onde tudo fica junto é significativamente mais fácil de gerenciar.

Ele lida com eventos? Clubes de vinhos são cada vez mais sobre acesso, não apenas vinho. Os membros esperam convites para degustações de colheita, noites de celeiro porta e jantares de produtor de vinho. Se sua gestão de eventos fica em um sistema separado de seus dados de associação, você faz muita referência cruzada manual. Procure software que conecte os dois.

Onde os dados são hospedados? Para adegas e produtores de bebidas vendendo para clientes no Reino Unido e UE, a hospedagem de dados importa. Dados de membros, incluindo nomes, endereços, informações de pagamento e histórico de compras, são dados pessoais sob GDPR. Software hospedado em servidores baseados na UE, construído e operado por uma empresa do Reino Unido ou UE, é a escolha mais segura. Plataformas hospedadas nos EUA carregam risco regulatório que está crescendo, não diminuindo.

Como é o suporte realmente? Grandes plataformas oferecem centros de ajuda e chatbots. Plataformas menores e especializadas costumam oferecer acesso direto às pessoas que construíram o software. Para um produtor de vinho que não é um especialista em software, saber que você pode obter uma resposta real rapidamente vale muito.

Como o Marzipan aborda a gestão do clube de vinhos

Marzipan é construído especificamente para comércio de assinatura na indústria de bebidas e alimentos. Clubes de vinhos são o caso de uso central para o qual a plataforma foi projetada, não um recurso adicionado a uma ferramenta de varejo.

Conteúdo variável é nativo. Você define o que cada nível recebe para cada ciclo de envio. Diferentes vinhos para diferentes níveis, lançamentos limitados indo para níveis de associação mais altos primeiro, ajustes do produtor de vinho a um envio sem reconstruir todo o envio, tudo gerenciado sem desenvolvimento personalizado.

Gestão de membros integrada. Pausar, pular, cancelar, atualizar, rebaixar, atualizar endereços. Os membros gerenciam isso através de sua própria área de conta. Você gerencia a partir do mesmo painel que usa para tudo mais.

Eventos integrados. Crie um evento, defina a disponibilidade de ingressos, conecte-o aos níveis de associação. Membros que têm direito a participar de uma degustação de colheita podem vê-lo em sua conta e reservar sem você fazer referência cruzada manual de uma planilha contra uma lista de convidados.

Um painel para tudo. Pedidos, assinaturas, membros, eventos e dados de clientes tudo vivem no mesmo lugar. Nenhuma exportação entre sistemas, nenhum dado fragmentado.

Hospedado na UE, em conformidade com GDPR. Marzipan é construído no Reino Unido e hospedado em servidores baseados na UE. Os dados de seus membros ficam na Europa.

Suporte direto. Você está falando com as pessoas que o construíram.

Quando você precisa de software dedicado para clube de vinhos

A resposta honesta é: mais cedo do que a maioria dos produtores pensa.

Se você tiver menos de 20 membros e seus envios forem simples, uma planilha e um processo manual funcionarão por enquanto. Mas o custo de mudar para software dedicado aumenta conforme sua associação cresce. Mais dados para migrar, mais processos para mudar, mais membros para comunicar. Começar com a infraestrutura certa desde o início é significativamente mais barato do que ajustá-la depois.

Como guia aproximado, software dedicado de clube de vinhos começa a pagar por si mesmo quando:

  • Você tem mais de 30-50 membros ativos
  • Seus envios variam entre ciclos
  • Você está gastando mais de algumas horas gerenciando renovações, pagamentos falhados e consultas de membros a cada mês
  • Você está hospedando eventos de membros e lutando para gerenciar a sobreposição entre sua lista de clube e sua lista de convidados de evento
  • Você está planejando crescer o clube e quer uma fundação que dimensione

Comparar plataformas

Se você está pesando Marzipan contra sua configuração atual ou uma plataforma de e-commerce genérica, as páginas de comparação entram em mais detalhes: Marzipan vs Shopify e Marzipan vs WooCommerce.

Tente Marzipan

Marzipan oferece um teste gratuito de 30 dias sem cartão de crédito obrigatório. Se você está atualmente gerenciando seu clube de vinhos manualmente ou em uma plataforma que está começando a mostrar seus limites, vale a pena ver Marzipan na prática.